13.4.2021

F***ing First Times: virtuelle Großveranstaltung
Low-budget Online Meetings mit über 100 Teilnehmer*innen? Ein Erfahrungsbericht als Mutmacher zum Drüber trauen.

Nach einem Jahr virtuellen Arbeitens wird man entspannter im Umgang mit online Workshops. Zwar sitzt man zugegeben immer noch erwartungsvoll mit schwitzigen Handflächen vor dem Computer und hofft alle Kameras, Mikrofone, Einstellungen etc. funktionieren. Doch die Zeiten, in denen Workshops technisch eine „gmahde Wies’n“ waren, nachdem man den einzigen Gegner - den Beamer - bezwungen hat, scheinen weit weg. Wird man dann aber gefragt eine Großveranstaltung online zu moderieren, ist das eine andere Geschichte.

Die amerikanische Autorin Brené Brown würde diesen Moment als F***ing First Time bezeichnen (wir haben FFTs einen unserer Podcasts gewidmet: weiter zum Podcast). Ein FFT ist einer jener Augenblicke zwischen Neugierde und Panik, auserkoren vom Leben uns aus der Komfortzone zu locken und uns Wachstum zu ermöglichen. Oder rasch auf Urlaub zu gehen. Sagt der Kunde dann auch noch es gäbe bei der angefragten Großveranstaltung kein Zusatzbudget für mehr Moderator*innen oder spezialisierte Online Tools. Atmet man tief durch. Winkt seiner Komfortzone, die wie eine Luftmatratze in einem Meer voller Panikmonster wegschwimmt. Und nutzt eben MS Teams (ein Tool aus dem Universum von Microsoft, welches mittlerweile in den meisten Organisationen zu finden ist). Barbara Horak und Benjamin Dittmoser-Pfeifer haben sich letztes Jahr auf dieses FFT eingelassen und für uns das Feld der virtuellen Großveranstaltungen erschlossen.

Im Flow des Vollbrachten möchten wir hiermit einen Mutmacher ausrufen sich Drüber zu trauen über große Veranstaltungen im Netz. Sie sind nicht dasselbe wie persönliche Treffen, klar. Der Zauber großer Gruppen entsteht online nur begrenzt. Aber es ist besser als große Firmenzusammenkünfte immer wieder zu verschieben. Virtuelles Moderieren und Beraten erfordert sehr sauberes Arbeiten. Aber wir (Personaler*innen, Berater*innen, Führungskräfte, Projektmanager*innen, Leader wer auch immer sich noch dazu zählen mag) können große Workshops. Das ist unser Job.

Wir wissen,

  • wie wichtig Vorbereitung ist.
  • dass Ziel und Nutzen der Veranstaltung klar kommuniziert werden sollen.
  • dass es während der Durchführung gut vorbereitete und abgestimmte Co-Moderator*innen pro Breakout-Session braucht, die idealerweise in einem Vorbereitungsworkshop gebrieft wurden, um alle Fäden zusammen zu halten.
  • dass Online Arbeit mehr Aufmerksamkeit auf Beziehungsaufbau und Kennenlernen benötigt, weil Zufallsbegegnungen wegfallen, d.h. müssen sogar Kaffeepausen strukturiert werden.
  • dass Arbeitsaufträge klar formuliert sein müssen, weil Ausarbeitungen in Kleingruppen für den/die Moderator*in ein Blindflug sind.
  • dass es eine Person geben muss, die als technischer Support fungiert und als Externe*r dieselben Berechtigungen haben muss wie die Teilnehmer*innen (im Zweifelsfall vorab als Mitabeiter*in anlegen).

Dann braucht es nur noch einen Funken Mut und vor allem Leichtigkeit. Wir sind alle nur Menschen, eben hinter dem Computer. Und dass es passieren kann, dass MS teams mitten in der Großveranstaltung Updates durchführt, was bedeutet, dass alle Einstellungen verloren gehen, erwähnen wir hier einfach nicht.

AUTORIN: Alexandra Hahn